Ein Erfahrungsbericht von Eckhard Kluth, Patrick Dinger, Holger Przibytzin (WWU Münster).

Ausgangslage
An der Westfälischen Wilhelms-Universität (WWU) Münster haben wir uns für die Software easydb der Firma Programmfabrik GmbH entschieden. Einerseits konnten wir auf Erfahrungen des Instituts für Kunstgeschichte aufbauen, welche die Software bereits erfolgreich zur Verwaltung ihrer Fotosammlung verwendet hat, andererseits überzeugte uns der Einsatz der Software an der Universität Göttingen. Betrieben durch den Gemeinsamen Bibliotheksverbund (GBV) wird easydb.museum dort als Erfassungs- und Verwaltungssystem eingesetzt und die Sammlungsobjekte im Nachgang über verschiedene Portale präsentiert. Ein ähnliches Modell konnten wir uns für Münster auch vorstellen und haben uns im Austausch mit Herrn Heck und den Kolleg:innen des GBV auf den Weg gemacht.

Projektgenese
In Münster ist durch die Kooperation der Zentralen Kustodie und der Universitäts- und Landesbibliothek (ULB) Münster eine besondere Struktur entstanden, die die Sammlungsbetreuer:innen darin unterstützt, bestehende digitale Insellösungen zu ersetzen oder den Schritt zu einer digitalen Sammlungsverwaltung zu gehen. Für eine zweijährige Pilotphase übernimmt die ULB die Aufgabe des Dienstleisters, der Datenmodellierung und Standardisierung unterstützt bzw. koordiniert. Die Zentrale Kustodie leistet      ergänzend übergreifende und koordinierende Aufgaben.Nach Ende der Pilotphase ist eine weitere Zusammenarbeit und die Entwicklung eines Portals für Sammlungen vorgesehen.

Auf Basis der easydb-Software bietet die ULB den universitären Sammlungen ein Werkzeug an, mit dem sie ihre physischen Sammlungen und Objekte digital verwalten können. Von der Erwerbung und Aufnahme eines Objekts in die Sammlung über die Administration möglicher Ausleihen bis zur Restaurierung können alle relevanten Ereignisse einer Objektbiografie abgebildet werden. IT-affine Bibliothekar:innen stellen den Sammlungsleiter:innen hierfür ein standardisiertes Basisdatenmodell bereit. Durch die Einbindung standardisierter Metadaten- und Beschreibungsschemata können Sammlungsobjekte zudem auch inhaltlich-beschreibend digital erschlossen werden. Vorhandene Objektfotos werden direkt hinzugefügt oder im Digitalisierungsprozess ergänzt. Die ULB unterstützt hierbei die Migration bestehender Sammlungsdaten sowie die fachspezifische Konfiguration der Software. Eine weitere wichtige Säule unseres Workflows ist die Beratung. Durch die Vermittlung von Kompetenzen im Umgang mit der Software werden Sammlungsleiter:innen in die Lage versetzt, ihre Sammlungen und Sammlungsobjekte selbständig zu verwalten und zu erschließen.

Benefit
Der Benefit durch die Einführung eines zentralen Verwaltungs- und Erfassungssystems ist für die zentrale Sammlungskoordination immens. Erstmals steht allen Sammlungen der WWU ein Werkzeug für das Sammlungsmanagement zur Verfügung, dessen Betrieb durch die inhaltliche Betreuung durch die ULB und die Nutzung von Servern des WWU Rechenzentrums nachhaltig sichergestellt ist. Darüber hinaus ist mit dem gemeinsamen, auf etablierten Standards aufsetzenden Datenmodell ein solider Grundstein für eine fächerübergreifende Vernetzung der Sammlungen sowohl innerhalb der Universität als auch – in einem zweiten Schritt – mit außeruniversitären Forschungsinstitutionen gelegt. Dieser Logik folgend steht als nächstes die Entwicklung eines zentralen Sammlungsportals auf der Agenda. Damit verbunden ist die Vision, den Zugang zu den Sammlungen auch für die breite Öffentlichkeit z.B. im Rahmen von Citizen Science-Projekten zu erleichtern.

Kosten
Bis zum Beginn der Pilotphase standen in Münster keine Ressourcen z.B. für eine detaillierte Bedarfsanalyse, wie sie z.B. in Göttingen erfolgte, zur Verfügung. Im Rahmen einer strukturierten Statuserhebung der Sammlungen durch die Kustodie ließ sich aber immerhin der Stand der Digitalisierung in den einzelnen Sammlungen ermitteln. Erfahrungen aus dem Betrieb von easydb.university im Institut für Kunstgeschichte und der Austausch mit den Göttinger Kolleg:innen machte es darüber hinaus möglich, die Aufwände für die ersten Schritte zu schätzen. Das Rektorat hat der Kustodie Mittel zugewiesen, aus denen die Lizenzkosten dauerhaft finanziert werden können. Für die Laufzeit der Pilotphase werden zudem Servicekosten bezuschusst. Die personellen Ressourcen im Bereich Sammlungsmanagement und Serviceerbringung werden von der ULB als Dienstleister getragen. Nicht vergessen werden sollte, dass neben einmaligen Aufwänden für die Entwicklung von Datenmodellen und Workflows ein langfristiges Betriebskonzept inklusive Lizenzkosten entwickelt werden muss. Da die Software der Programmfabrik von der ULB auch im Zuge anderer Serviceleistungen eingesetzt wird, sind die genauen Aufwände kaum aufzuschlüsseln.

Für die Pilotphase wurden über die Zentrale Kustodie Rektoratsmittel eingeworben. Dass mit der ULB schon lange vor Beginn dieser Pilotphase ein erfahren er Partner für die Umsetzung gewonnen werden konnte, war hier sicher ein ganz entscheidender Faktor, denn dadurch ist gewährleistet, dass das Sammlungs-Projekt nachhaltig in den weiteren Rahmen der Forschungsdateninfrastruktur der Universität eingebunden ist. Diese Einbindung in einen größeren, die gesamte Universität in den Blick nehmenden strategischen Rahmen war sicher ein wichtiger Grund, warum wir eine Pilotphase finanzieren konnten.

Herausforderungen
Die größten Herausforderungen liegen darin, die Interessen und Vorstellungen der Beteiligten zusammenzuführen und Zielklarheit zu entwickeln. Im Laufe des Projekts wurde deutlich, wie wichtig es ist, eine gemeinsame Sprache bzw. ein Verständnis zwischen den unterschiedlichen Ebenen der fachlich Verantwortlichen, der Verwaltung und der Infrastrukturentwicklung zu finden. Zugleich ist das Management der vorhandenen Ressourcen und der Aufbau von Kompetenzen wichtig, beispielsweise im Bereich der Datenmodellierung oder der digitalen Sammlungsverwaltung. Dass die ULB in Münster die Rolle eines Dienstleisters mit vergleichsweise geringem Aufwand übernehmen könnte, hat seinen Grund auch darin, dass datenaffine Bibliothekar:innen die Datenmodellierung direkt zusammen mit den Sammlungsleiter:innen gestalten können und Softwareentwickler nur punktuell in die Prozesse eingebunden werden müssen.

Das Desiderat „zentrales digitales Sammlungsmanagementsystem“ wurde bereits im Vorfeld der Einrichtung einer Zentralen Kustodie an der WWU im Jahr 2015 gegenüber dem Rektorat formuliert. Die ULB war als Expertin für Forschungsdatenmanagement und Digitalisierung schon zu diesem frühen Zeitpunkt mit im Boot. Dass Wissenschaftsrat und BMBF damals die wissenschaftlichen Sammlungen in verschiedenen Maßnahmen und Empfehlungen als Infrastruktur für Forschung und Lehre wieder in den Blick rückte, hat sicherlich auch in Münster die Bereitschaft der Universitätsleitung gestärkt, hier zu investieren. Am Beispiel Göttingen ließ sich zeigen, dass die für Münster angestrebte Lösung bedarfsgerecht ist. Außerdem bestätigten die Expert:innen der ULB, dass die Lösung über den engeren Anwendungsbereich wissenschaftlicher Sammlungen hinaus langfristig und nachhaltig einsetzbar sei. Daher war es möglich, das Problem Sammlungsmanagementsoftware nicht als Einzelfall der wissenschaftlichen Sammlungen, sondern die Lösung easydb.museum als Baustein innerhalb der gesamtuniversitären Digitalisierungsstrategie zu thematisieren. Doch auch wenn die Entwicklung in der Rückschau halbwegs logisch aussieht, war der Weg bis zur Genehmigung durch das Rektorat von vielen Zufällen geprägt. Dass die sich bietenden Chancen genutzt werden konnten, lag sicher an der Bereitschaft aller Beteiligten, das Thema mit langem Atem hartnäckig zu verfolgen.

Resümee und Tipps
Rückblickend war es für uns am Wichtigsten, Zielklarheit zu schaffen. Welche Ziele sollen kurz-, mittel- und langfristig erreicht werden? Für uns hat sich gezeigt, dass Sammlungsmanagement eine DAUERHAFTE Teamaufgabe ist. Unterschiedliche Kompetenzen werden dafür benötigt, von koordinierenden Aufgaben, Kenntnissen über Standards für Meta- und Normdaten bis hin zu Datenaufbereitung, Softwareentwicklung und Systemadministration. Und für diese Aufgaben müssen Ressourcen gesichert werden.

Dieser Prozess muss nicht jedes Mal neu      begonnen werden. Durch Austausch und Vernetzung können Ansätze diskutiert und Gemeinsamkeiten gefunden werden. Ohne das Vorbild des GBV wäre es uns – angesichts der vergleichsweise begrenzten Ressourcen – schwerer gefallen, wenn nicht sogar unmöglich gewesen, in zwei Jahren ein Service für das Sammlungsmanagement aufzubauen.

Zu den Autoren
Eckhard Kluth leitet die Zentrale Kustodie und das Kulturbüro der Universität Münster. Das Datenbankprojekt betreibt er gemeinsam mit Patrick Dinger und Holger Przibytzin.

Gastautor_in

More Posts