Ein Erfahrungsbericht von René Rackow (Universität Hamburg).

Ausgangslage
Die Idee zu unserem Projekt entstand kurz nach Gründung der Zentralstelle für wissenschaftliche Sammlungen an der Universität Hamburg im Jahr 2015. Damals lagen nur sehr wenige Informationen oder belastbare Zahlen zu den Sammlungen vor. Es war nicht bekannt, wie viele Objekte die Universität insgesamt besitzt und in wie vielen Sammlungen sie organisiert sind. Bei einigen Sammlungen war völlig unklar, wer dafür organisatorisch verantwortlich ist. Es gab keine Übersicht über interne Kooperationen, Vernetzungen, Hierarchien und die historisch gewachsenen Strukturen der Sammlungen. Ebenso unbekannt waren auch die Höhe der jährlichen Investitionen oder die zukünftigen Finanzierungsbedarfe. Auch über die technischen Ausstattungen, z.B. digitale Infrastrukturen, lagen keine Informationen vor.

Der erste Teil unseres Projektes bestand darin, eine gemeinsame Basis für alle Kurator:innen zu schaffen und belastbare Daten zu erheben. Zudem wollten wir ermitteln, welche Maßnahmen notwendig sind, um die Kurator:innen zu unterstützen und welche Infrastrukturen und Services benötigt werden. Der zweite Teil des Projektes sollte sich dann aus den gewonnenen Zahlen, Daten und Fakten sowie den ermittelten Bedarfen ableiten.

Antje Nagel hat 2011 den ‚Arbeitskreis der wissenschaftlichen Sammlungen‘ gegründet und die Kurator:innen vernetzt. 2013 wurde die Zentralstelle für wissenschaftliche Sammlungen gegründet. Im gleichen Jahr haben wir eine große Umfrage gestartet und in mehreren persönlichen Gesprächen nicht nur alle Sammlungen und die Anzahl der jeweiligen Objekte erfasst und klassifiziert, sondern auch die Objektarten, die Digitalisierungsraten der Sammlungsobjekte und die Erfassungsstände der jeweils vorhandenen analogen und digitalen Metadaten erhoben. Auch wurden die eingesetzten Datenmodelle, die genutzte Hard-/Software sowie die bereits existierenden Supportlösungen abgefragt und aktuelle Problemlagen und Wünsche ermittelt.

Vor diesen Gesprächen waren wir davon überzeugt, dass die Einführung einer zentralen IT-Infrastruktur und die Bereitstellung einer zentral geführten Anwendungssoftware die häufigsten IT-Probleme und die größten täglichen Herausforderungen der Kurator:innen lösen würden. Zu unserer eigenen Überraschung stellten wir fest, dass es dafür überhaupt keinen nennenswerten Bedarf gab. Ein zentrales System oder eine Infrastruktur, die die zentrale Verwaltung und somit auch die zentrale Kontrolle über die Daten aus den Sammlungen unserer Fakultäten ermöglicht, war eindeutig nicht gewünscht.

Bei uns werden Auswahl von Anwendungssoftware und deren Betrieb dezentral in den jeweiligen Fachbereichen entschieden und durchgeführt. Das Rechenzentrum Hamburg (RRZ) unterstützt diese Struktur mit Hardware. Diese breit gefächerte dezentrale Struktur ist historisch so gewachsen und ist tief in der Landschaft unserer Universität verwurzelt. Dieser Tradition liegt die Auffassung zugrunde, dass fachspezifische Erfassungssysteme Bestand haben und Vorgaben zur Datenhaltung und zu Datenmodellen die disziplinäre Ausrichtung von Forschung und Lehre beeinflussen.

Die Kuratorinnen wünschten sich stattdessen ein langfristiges Datenmanagement inkl. Langzeitarchivierung von Forschungsdaten (denn Sammlungsdaten sind bei uns immer auch Forschungsdaten!) sicherzustellen und ein Sammlungsportal zu entwickeln, in dem Sammlungsbestände (z.B. im Rahmen eines Förderantrags) veröffentlicht werden können.

Im zweiten Teil unseres Projektes wurde dies Schritt für Schritt umgesetzt. Zu eben jener Zeit wurde das Zentrum für nachhaltiges Forschungsdatenmanagement (FDM-Zentrum) an unserer Universität gegründet, das allen Mitarbeiter:innen kompetente Beratung und Unterstützung für den nachhaltigen Umgang mit Daten an     bietet und die langfristige Speicherung von Daten gewährleistet. Mit der Gründung des FDM-Zentrums wurde also ein wichtiger Wunsch der Kurator:innen erfüllt. Um unsere Synergien zu nutzen, haben wir dann gemeinsam mit dem FDM-Zentrum unser Sammlungsportal „FUNDus!“ entwickelt, in dem die Kurator:innen die Sammlungen und Objekte sowie Forschungsergebnisse der Öffentlichkeit präsentieren können. Das FDM-Zentrum unterstützt den Betrieb und die Weiterentwicklung des Sammlungsportals.

Workflow
Die Zentralstelle für wissenschaftliche Sammlungen bietet Beratung über die verschiedenen Services an unserer Universität an, auch zum Datenmanagement. Zusätzlich unterstützen wir die Finanzierung von Projekten (z.B. Digitalisierung von Sammlungsdaten). Zeitgleich beraten wir gemeinsam mit der Rechtsabteilung unserer Verwaltung zum Thema Urheber- und Verwertungsrechte.

Das Zentrum für nachhaltiges Forschungsdatenmanagement klärt technische Fragen zu Importformaten bzw. -schnittstellen und Datenqualität. Die sichere und langfristige Speicherung von Daten, Metadaten und Digitalisaten ist im Forschungsdatenrepositorium (FDR) unserer Universität möglich. Das auf Invenio/Zenodo basierende FDR wird vom FDM-Zentrum in Zusammenarbeit mit dem Regionalen Rechenzentrum (RRZ) der Universität Hamburg betrieben und ist an den Langzeitspeicher des RRZ angeschlossen. Zukünftig soll die Schnittstelle zwischen FDR und Sammlungsportal ausgebaut werden, um den anfallenden Arbeitsaufwand zu minimieren und die Attraktivität beider Angebote zu steigern.

Sammlungsbestände (z.B. auch Teilbestände, die im Rahmen eines Förderantrags neu erfasst wurden) können auf unserem Sammlungsportal „FUNDus!“ und/oder im Forschungsdatenrepositorium (FDR) veröffentlicht werden. Bereits bei der Antragstellung können also die Kurator:innen mit einem Datenmanagementplan darstellen, welche Maßnahmen ergriffen werden sollen, um die Daten nachhaltig zu sichern und ggf. für eine erneute Nutzung bereit zu stellen. FDM ist ein wichtiger Baustein für den Erfolg in der Drittmitteleinwerbung. Und die Einwerbung von Drittmitteln ist natürlich ein wichtiges Ziel für Sammlungen und für Universitäten insgesamt.

Die Zentralstelle kann mit den Sammlungsdaten im Webportal „FUNDus!“ Öffentlichkeitsarbeit und Wissenstransfer betreiben und zudem die freie Verfügbarkeit von wissenschaftlichen Informationen sicherstellen.

Projektgenese
Für unsere internen Umfragen und die Auswertung aller Ergebnisse aus unseren Risikobewertungen und der daraus folgenden Entwicklung eines Projektplans haben wir uns über 12 Monate Zeit genommen. Zur gemeinsamen Entwicklung aller Workflows und der Inbetriebnahme des Sammlungsportals haben wir nach der Bewilligungsphase ca. 14 Monate benötigt. Für das Projekt, die zukünftige Weiterentwicklung des Sammlungsportals und die Beratung unserer Kurator:innen wird in der Zentralstelle für wissenschaftliche Sammlungen eine 0,7 Stelle finanziert. Das FDM-Zentrum unterstützt dabei die Zentralstelle im Betrieb des Portals.

Begonnen haben wir – wie dargestellt – mit der Analyse des Ist-Zustandes. In vielen persönlichen Gesprächen haben wir mit einem umfangreichen Fragenkatalog die Erfassung und Klassifizierung aller universitären Sammlungen vorgenommen und fach- und gruppenspezifische Merkmale ermittelt. Dabei wurden auch die Objektarten, die Erfassungsstände, die Digitalisierungsraten der Sammlungsobjekte und der jeweils vorhandenen analogen und digitalen Metadaten vorgenommen. Außerdem haben wir die Versionen der jeweils eingesetzten Hard- und Software, deren Supportlösungen sowie die jeweiligen User-Erfahrungen ermittelt. Zusätzlich haben wir die persönlichen Erwartungen, Wünsche und Befürchtungen erfasst, die sich aus einem zukünftigen Veränderungsprozess entwickeln könnten. Anschließend haben wir eine SWOT-Analyse erstellt. Damit konnten wir einen Überblick über die aktuelle Lage gewinnen und die wichtigsten Projektziele für uns ableiten.

Im nächsten Schritt haben wir die verschiedenen Interessen- und Zielgruppen und die am Projekt beteiligten Arbeitsgruppen und Abteilungen definiert. Zusätzlich haben wir die Auswirkungen der rechtlichen Rahmenbedingungen (wie z.B. Urheber- und Verwertungsrechte, Bedingungen des Nagoya-Protokolls, Leitlinien zum Umgang mit menschlichen Überresten usw.) in unsere Planungen einbezogen. Mit dieser Projektumfeld-Analyse konnten wir den rechtlichen und organisatorischen Rahmen definieren, in dem wir uns dann frei bewegen konnten.

Anschließend hat uns interessiert, ob Software am Markt verfügbar ist, mit der wir unseren Service unterstützen und zudem unser Sammlungsportal einfach und schnell erstellen können. Wichtig für uns war dabei, dass sie zur IT-Strategie unseres Rechenzentrums und unserer Universität passt und sie möglichst einfach in die vorhandene IT-Struktur integriert werden kann.

Dafür haben wir eine Bewertung relevanter Softwarelösungen von 15 Anbietern nach Nutzen-, Kosten, Zeit- und Qualitätsaspekten inkl. Prüfung und Bewertung von Referenzen und Einsatzbeispielen an anderen Universitäten vorgenommen. Zusätzlich haben wir die bereits bei uns vorhandenen Softwarelösungen gegenübergestellt und die jeweiligen User-Erfahrungen analysiert. Mit den Ergebnissen haben wir dann eine sogenannte Chancen-Risiken-Analyse erstellt. Diese ergab aber, dass wir eigene Lösungen & Services entwickeln müssen, um die Bedürfnisse unserer Kuratorinnen und Kuratoren zu decken.

Aus allen Ergebnissen unserer vielen Analysen haben wir dann einen Projektplan skizziert, der anschließend eingehend durch ein Entscheidungsgremium aus Fachbereichs-, Stabstellenleitungen und Professuren geprüft und diskutiert wurde. Danach wurde der abgestimmte Projektplan dem Präsidium zur Entscheidung vorgelegt und unser Präsidium hat unserem Vorhaben zugestimmt.

Arbeitsweise
Da wir uns viel Zeit mit unseren Analysen genommen haben, konnten wir bereits von Anfang an viel Akzeptanz gewinnen, weil von Beginn an alle Beteiligten in die Entwicklung des Projektes eingebunden waren und sie dabei die Ziele des Projektes ohne Zeitdruck mitgestalten konnten. Wir wollten von Beginn an die      Kurator:innen in der vorhandenen dezentralen Struktur unterstützen und zusätzliche Infrastrukturen und Services nach deren Wünschen gestalten. Die Kurator:innen haben die Vorgehensweise des Projektes selbst bestimmt; es war von Anfang an ein ‚Bottom-up-Projekt‘, ein Gemeinschaftsprojekt.

Die Projektmethode haben wir entsprechend ausgewählt. Statt das klassische ‚Waterfall‘-Modell zu nutzen haben wir uns für eine Mischung aus ‚Kanban‘ und ‚Scrum‘ entschieden. Diese Modelle aus dem Projektmanagement erlaubten uns in unserem ‚Bottom-up-Projekt‘ eine inkrementelle Vorgehensweise mit lateraler Führung, Schritt für Schritt, mit ständiger Prüfung und Anpassung der einzelnen Schritte. Dadurch konnten wir uns ständig den Bedürfnissen der Zielgruppen und beteiligten Abteilungen anpassen. Somit haben wir auf jeden Fall mehr Zeit benötigt, konnten aber auch die größten Hürden, die üblicherweise in Projekten entstehen, wie z.B. die Widerstände gegen ‚Top-down-Entscheidungen‘ des Projektmanagements, vermeiden.

Ein weiterer Vorteil unseres ‚Bottom-up-Projekts‘ ist, das wir dieses gemeinsam mit den Kurator:innen ausformuliert und gemeinsam mit unseren Multiplikator:innen, einem Entscheidungsgremium aus mehreren Fachbereichs-, Stabstellenleitungen und Professuren, abgestimmt haben. So konnten wir unserem Präsidium einen Projekt- und Kostenplan zur Abstimmung vorlegen, der bereits im Vorfeld durch wichtige Entscheider:innen vieler Fakultäten begutachtet und unterstützt wurde.

Resümee und Tipps
Ich würde raten, zuerst die Ist-Situation tiefgreifend und ehrlich zu analysieren, um möglichst viel über das Umfeld und die eigene Ausgangssituation zu erfahren. Insbesondere über das Beziehungsgeflecht zwischen den beteiligten Fachbereichen und Instituten.

Dann würde ich empfehlen, mit den wichtigsten Entscheider:innen      innerhalb des ermittelten Beziehungsgeflechts die zukünftigen Projektziele zu skizzieren und sie auch gemeinsam auszuformulieren, weil sie ja aufgrund ihrer unterschiedlichen Funktionen und Positionen häufig unterschiedliche Interessen haben und starke Multiplikatoren bei der Umsetzung eines Projektes sein können. Außerdem würde ich dazu raten, eine Projektmethode auszuwählen, die dem Wesen der jeweiligen Universität, den Menschen, ihren internen Kooperationen, den Vernetzungen, Hierarchien und den historisch gewachsenen Strukturen entspricht.

Und für eine erfolgreiche Bewilligung und Finanzierung des Projektes ist es sehr vorteilhaft, die Zielsetzung des Projekts auf die Finanzierungsschwerpunkte einer Universität, die Bereiche Forschung, Lehre, Öffentlichkeitsarbeit und Wissenstransfer auszurichten. Das Projektziel sollte immer einen nennenswerten Mehrwert für die Universität, mindestens in einem, bestenfalls in mehreren dieser Finanzierungsschwerpunkte erbringen.

Zum Autor
René Rackow ist Mitarbeiter der Zentralstelle für wissenschaftliche Sammlungen an der Universität Hamburg und verantwortlich für das Sammlungsportal.

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