Ein Erfahrungsbericht von Kirsten Vincenz und Jörg Neumann (TU Dresden).

Projektgenese
Die Kustodie der TU Dresden hat sich für robotron*Daphne entschieden und damit für das System, das für die Staatlichen Kunstsammlungen Dresden (SKD) entwickelt wurde. Damit konnte erstmals eine zentrale Sammlungsverwaltungsdatenbank für die 40 dezentral organisierten Sammlungen der TU eingeführt werden. Diese ersetzt nun die vielen, vormals sehr unterschiedlichen Erfassungssysteme. Die auf internationaler Ebene genutzten Fachdatenbanken, etwa für die Herbarien oder die geologischen Sammlungen, werden weiterhin genutzt. Grundsätzlich war uns klar, dass wir selbst keine eigene Datenbanklösung entwickeln können und wollen; wir haben uns deshalb bei kommerziellen Anbietern umgesehen. Durch den erfolgreichen Antrag der TU Dresden zusammen mit dem Mathematisch-Physikalischen Salon der SKD in der BMBF Förderlinie „Vernetzen – Erschließen – Forschen. Allianz für universitäre Sammlungen“ bekamen wir die Möglichkeit, robotron*Daphne im Rahmen des Forschungsprojektes auszuprobieren.

Ein entscheidendes Kriterium zugunsten von Daphne war neben dem Betrieb im universitären Rechenzentrum und der regionalen Entwicklerfirma die Austauschmöglichkeit im Forschungscluster DRESDEN-concept und der Erfahrungsaustausch mit weiteren Institutionen, die das System nutzen. Alle Partner:innen profitieren von den Weiterentwicklungen der Datenbank. Aufgrund der erworbenen Landeslizenz kann die TU Dresden außerdem weiteren sächsischen Hochschulen die Nutzung von robotron*Daphne anbieten, wobei das Hosting im Rechenzentrum der TU gewährleistet wird. Damit  könnte auch eine landesweite digitale Vernetzung universitärer Sammlungen ermöglicht werden, ein weiterer wichtiger Punkt für diese Entscheidung. Da die Entwicklung von Daphne bereits über das SMWK (Ministerium für Wissenschaft und Kunst) für die Staatlichen Kunstsammlungen finanziert wurde, entfallen zudem die Lizenzgebühren.

Workflow
Das Rechenzentrum der TU Dresden ist für das Hosting der Datenbank, die Infrastruktur und die Wartung der Datenbank zuständig. Mit Robotron wurde eine Campuslizenz für die zugrundeliegende ORACLE Datenbank verhandelt, somit können beliebig viele Nutzer:innenprofile angelegt werden. Die Sammlungen der TU haben in Daphne jeweils ein digitales Abbild und alle Sammlungbetreuer:innen haben einen Account. Zum Zugriff ist ein VPN-Client nötig, welcher jedoch Standard auf jedem von der TU gehosteten Rechner ist.

Der Erfassungsprozess je Sammlung beginnt mit einem Gespräch, um die bisherige Datenlage zu beleuchten, über einheitliche Inventarnummern und Thesauri zu sprechen sowie den Einsatz von studentischen Hilfskräften (SHK) zu planen. Anschließend erfolgt die Vorbereitung und Migration vorhandener Daten, z.B. aus Excel Tabellen oder Access-Datenbanken, in Daphne. Dabei wird die jeweils aktuelle Inventarnummer aus den Sammlungen verwendet. Wir haben uns mit den Kolleg:innen auf ein Sammlungskürzel und eine fünfstellige fortlaufende Nummer verständigt. Das vorgestellte Sammlungskürzel verhindert die Doppelvergabe von Inventarnummern, ohne dass es dazu weiterer Absprachen bedarf. Dann beginnt der Erfassungsprozess vor Ort durch SHKs. Wir      haben Mittel für ca. 4 studentische Hilfskräfte im Zeitraum von 5 Jahren. Diese erfassen das Objekt physisch mit Maßen und Material, verknüpfen zugehörige Personen mit den Datensätzen bzw. pflegen weitere Informationen ein. Zudem fotografieren sie die Objekte, falls noch keine Bilder existieren. Diese Fotodateien werden anschließend in die Datenbank geladen und mit dem zugehörigen Digitalisat verknüpft. Danach erfolgt eine Kontrolle durch die/den Sammlungsbetreuer:in, die/der den Datensatz für die Onlinepräsentation freigibt. Auch grundlegenden Anforderungen des Sammlungsmanagements, wie etwa der Leihverkehr, kann über vorgefertigte Berichte über Daphne erfolgen     .

Aufgabenverteilung
Die Kustodie als zentrale Einrichtung kümmert sich um alle übergreifenden Belange und steht den Sammlungen beratend zur Seite. Diese müssen sich nicht um den technischen Betrieb der Datenbanklösung oder den Import von Daten kümmern. Es ist unser Bestreben, die vielfältigen Sammlungen der TU Dresden mit ihren teilweise einzigartigen Objekten bekannter zu machen und sie für die aktuelle Forschung und Lehre zu reaktivieren. Dafür werden sie seit Mai 2021 nach und nach in unser Webportal eingepflegt und damit erstmals auch digital öffentlich sichtbar. In der Webpräsentation ist eine kleine Auswahl von Objekten zugänglich. Wir arbeiten stetig daran und die Anzahl wird weiter steigen. Eine Weitergabe der Metadaten an die DDB und europeana ist in Vorbereitung. Auch werden wir zukünftig die Möglichkeit für Multi-Media-Guides anbieten.

Bei unserer Suche nach einer Datenbank haben wir frühzeitig das Rechenzentrum (ZIH) eingebunden. Der Leiter unseres Rechenzentrums hat die ersten Gespräche mit der Firma robotron geführt. Das ZIH ist ein wichtiger Partner innerhalb der Universität, nicht nur in allen technischen Fragen, sondern auch für die interne Lobbyarbeit für die Anschaffung der Datenbank. In dem bereits erwähnten BMBF-Projekt von 2017 bis 2019 konnten wir eng mit den SKDzusammenarbeiten und Daphne für unsere Zwecke testen. Gleichzeitig haben wir mit anderen Institutionen über deren Datenbanklösung gesprochen und uns diese angeschaut. Bei der Kostenkalkulation haben wir Anschaffungskosten, Support und vier studentische Hilfskräfte für fünf Jahre veranschlagt, dazu noch einen Betrag für Anpassungen der Datenbank für die spezifischen Wünsche der Sammlungen. Die Kosten wurden aus zentralen Mitteln getragen.

Herausforderungen
Die größten Herausforderungen sind die Nachqualifikation der übernommenen Datenbestände bzw. die Neuerfassung der Objekte. Gerade bei größeren Sammlungen mit tausenden Objekten ist das teilweise sehr unübersichtlich. Zudem haben wir zu einzelnen Objekten keine oder nur sehr wenig Informationen, weder zum Zeitpunkt der Anschaffung noch zur Provenienz. Diese Recherchen werden also noch sehr viel Zeit in Anspruch nehmen. Eine weitere Herausforderung besteht bei der Personalplanung. Für die Betreuung der Datenbank ist eine halbe Stelle am ZIH angesiedelt, welche befristet ist. Die Tätigkeit geht jedoch über die reine Administration weit hinaus. Neben dem Anlegen von Accounts und Wartungsarbeiten zählen die Weiterentwicklung des Funktionsumfangs sowie die Schulung von Nutzer:innen dazu. Hier muss auf lange Sicht personell nachgebessert werden.

Überzeugungsarbeit
Wir haben schon lange von unserer Universitätsleitung gefordert, dass die Sammlungen dauerhaft und nachhaltig inventarisiert, digitalisiert und öffentlich sichtbar werden müssen, damit sie für Forschung, Lehre und Transfer nutzbar sind. Sehr hilfreich waren die Vorarbeiten im BMBF-Projekt und die Zusammenarbeit im DRESDEN-Concept Cluster, sowie die Möglichkeit einer hochschulübergreifenden Vernetzung, die von unserem Rechenzentrum angeboten wurde. Ganz grundsätzlich ist es immer günstig, verschiedene übergeordnete Ziele und Interessen miteinander zu verknüpfen. Neben der eindeutigen Notwendigkeit für ein solches System ist uns dies ganz gut gelungen.

Resümee und Tipps
Abschließend können wir sagen, dass es sehr wichtig ist, ein klares Konzept und eine gute Strategie zu haben. Darüber hinaus benötigt man starke Partner:innen innerhalb der Universität und natürlich einen langen Atem. Zudem braucht es Zeit um die Zielsetzung zu klären. Was soll kurz-, mittel- und langfristig erreicht werden? Was will ich digitalisieren und wie? Was kann die Kustodie selbst leisten und was muss outgesourced werden? Dabei ist der Austausch mit Kolleg:innen aus anderen Sammlungen oder Museen extrem hilfreich. Digitales Sammlungsmanagement ist eine Teamaufgabe, die dauerhaft geleistet werden muss und unterschiedliche Kompetenzen benötigt. Die notwendigen Ressourcen sollten gut überlegt und bestenfalls vorab geklärt werden.

Zu den Autor:innen
Kirsten Vincenz leitet als Direktorin die Kustodie der TU Dresden. Jörg Neumann war sowohl für die Datenerfassung im Daphne-Projekt der StaatlichenKunstsammlungen Dresden zuständig als auch für die Einführung der universitären Sammlungsdatenbank an der TU Dresden verantwortlich.

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